Comment éviter les incohérences et mauvaises pratiques de gestion de ses approvisionnements ?

Tout directeur Supply Chain ou dirigeant d’enseigne de distribution reconnaîtra que l’optimisation de la gestion des stocks et des prévisions de la demande constituent actuellement leur principal défi. 

Une mauvaise gestion des approvisionnements a un impact direct sur l’image de l’enseigne auprès des clients et sur les performances financières de l’entreprise. En effet, une gestion inadéquate des stocks, mal réfléchie et mal pilotée, entraîne d’importantes pertes financières immédiates. 

Cet article vous présentera comment identifier et résoudre les problèmes liés à la gestion des stocks. Mais aussi que la mise en place de pratiques et de mesures efficaces pour assurer la santé financière de l’entreprise.

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Les Incohérences et mauvaises pratiques de gestion des stocks

Les incohérences et les mauvaises pratiques de gestion des stocks peuvent avoir des conséquences graves sur la pérennité de l’entreprise: 

  • Pertes financières,
  • Mauvaise gestion de la trésorerie,
  • Retards de livraison,
  • Problèmes qualité.

Nombreuses sont les entreprises à avoir perdu des milliers d’euros en raison d’une gestion inefficace de leur inventaire. Cela peut entraîner des ruptures de stock trop fréquentes. 

De plus, il est important d’identifier les causes pouvant affecter le pilotage de ses stocks.

Voici quelques  raisons dont il est important de tenir compte :

  • Défaillance des systèmes informatiques : Mal configurés ou défaillants, ils peuvent entraîner des erreurs dans la gestion des stocks. Mais aussi des erreurs dans les processus de contrôle des approvisionnements.
  • Manque de suivi et de pilotage : La confiance n’exclut pas le contrôle paraît- il, or une absence de systèmes de suivi et de pilotage appropriés peut entraîner des erreurs de comptage. Mais également des incohérences dans les rapports d’inventaire. En effet, une mise à jour régulière et précise des données de stock est essentielle pour éviter les ruptures de stock.
  • Mauvaise communication entre les différents départements : Une communication inefficace entre la production, les achats et la logistique peut entraîner des retards dans la livraison des matières premières. Mais aussi une sur ou sous production ainsi que de gros problèmes de stockage.
  • Aucune planification : En outre, sans organisation ni planification dans sa gestion de stock, les mauvaises commandes peuvent s’accumuler créant ainsi des déséquilibres dans l’offre et la demande.
  • Des solutions Supply Chain vieillissantes et non adaptées : L’utilisation de systèmes IT obsolètes ou inappropriés peut entraîner des erreurs de saisie de données. Ils peuvent aussi générer des incohérences et des difficultés dans le suivi des flux de stocks.
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Les pratiques Supply Chain qui fonctionnent

Pour éviter les incohérences et les erreurs dans la gestion de ses approvisionnements, il est donc essentiel d’en optimiser le pilotage. Plusieurs stratégies et méthodes peuvent être mises en œuvre. Cela permet d’assurer la fiabilité des stocks et d’éviter aussi les pratiques de gestion déficientes.

Maintenir un inventaire organisé dans ses entrepôts

Assurez-vous que votre entrepôt soit toujours organisé et ordonné.

L’importance est double:

Non seulement les articles peuvent plus facilement être identifiés afin de raccourcir les délais de préparation des commandes clients mais également les produits entrants sont plus facilement réceptionnés, répertoriés et stockés.

De plus, si les personnes travaillant en entrepôt ne parviennent pas à rapidement trouver les éléments pour remplir une commande un temps précieux sera perdu et se répercutera sur la livraison auprès des clients.

Mettre en place des accords avec ses fournisseurs

Plus un accord au sujet du calendrier d’expédition et de paiements avec ses fournisseurs est réalisé rapidement, plus vite il sera possible d’organiser sa Supply Chain.. Par exemple, après avoir entré une commande, le fournisseur doit s’engager sur un délai de traitement estimé. Cela lui permet d’organiser son traitement en entrepôt.

De temps en temps, il peut être observé qu’un produit X connaisse une faible demande ou ne se vende même pas du tout. En effet, une telle situation est clairement un inconvénient, car les coûts liés à ces produits continueront d’être supportés tant qu’ils resteront en stock. De plus, il peut effectivement être plus économique de les retourner au fournisseur. Cela nécessitera également la mise en place préalable d’un accord de retour.

Se servir de la prévision de la demande

Avoir les bons outils en place pour identifier la prévision de la demande aide à prendre de meilleures décisions concernant la gestion de ses approvisionnements.

Pour optimiser cette prévision, les données les plus importantes sont celles concernant les commandes historiques. De plus, elles fournissent par exemple des informations sur les tendances de vente, leur saisonnalité, leur poids dans chaque région, etc…. Grâce à l’analyse fine de ce type de données, la prise de décision est facilitée.

La prévision des stocks peut également aider à prendre des décisions sur le moment d’organiser une promotion, d’embaucher du personnel ou encore de louer plus d’espace de stockage.

En effet, plus le catalogue et le référentiel produit d’une entreprise se développent, plus il devient difficile de prévoir la demande pour chaque article. 

Les bonnes pratiques pour prévenir les incohérences

Cette rubrique vise à fournir des conseils précieux pour garantir une gestion de stocks efficace et éviter les problèmes de cohérence. Son objectif est de vous aider à minimiser les erreurs, réduire les pertes financières et maintenir un contrôle précis de vos stocks. Il faut également penser à améliorer la satisfaction de vos clients et optimiser votre chaîne d’approvisionnement.

  • Définir clairement les procédures de gestion des stocks: Les procédures doivent être documentées et accessibles à tous les collaborateurs.
  • Mettre en place des politiques de retour et de remplacement pour gérer les produits défectueux ou les retours clients.
  • Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer l’efficacité de la gestion des approvisionnements.
  • Établir un calendrier de contrôle des stocks: doivent être contrôlés fréquemment pour s’assurer qu’ils sont à jour et exacts.
  • Utiliser des solutions avancées comme les scanners et les étiquettes RFID pour suivre les approvisionnements à chaque étape du processus.
  • Se doter d’une solution de prévision de la demande et former ses collaborateurs sur les meilleures pratiques de gestion des stocks.
  • Évaluer régulièrement les processus de gestion des stocks pour s’assurer qu’ils sont efficaces.

En mettant en place ces bonnes pratiques, les principaux risques seront fortement réduits.

Optimix XFR : La clé de votre réussite !

Optimix propose un module de prévision de la demande, XFR – Forecast and Replenishment. Ce module s’appuie sur la correction de l’historique des ventes afin d’obtenir une prévision de ventes précise. La solution permet d’évaluer les impacts liés aux ruptures de stock, promotions et ventes exceptionnelles. Les évènements particuliers sont aussi évalués afin de prévoir la demande normale.

Cette approche permet de bénéficier d’informations précieuses pour développer efficacement sa présence sur de nouveaux canaux de vente. En outre, cela permet aussi d’étendre sa zone de chalandise et saisir de nouvelles opportunités commerciales.

Pour éviter les incohérences et les mauvaises pratiques de gestion des approvisionnements, il est donc essentiel de mettre en place des processus solides. Mais aussi de favoriser la communication avec les fournisseurs et d’utiliser les outils technologiques appropriés.

Nos experts en supply chain sont à votre disposition pour vous aider à optimiser vos approvisionnements et à éviter les problèmes potentiels.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous accompagner dans cette démarche.

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